Wir wissen nicht wohin, aber gehen wir mal schneller... - Zeitmanagement ist die Devise
Anregungen zum Zeitmanagement
Willkommen zu unserem neuen Thema für diese Woche: Zeitmanagement. Folgende Fragen haben wir dazu erhalten:
Was sind die größten "Zeitkiller"?
Also erfahrungsgemäß sind es folgende 4:
- Ablenkung
- keine Klaren Ziele
- keine Strategie und
- die sogenannte "Schieberitis"
Was für mich in den letzten Jahren gut funktioniert hat, ist folgendes:
Termine schriftlich setzen, auch für Privates: Wann wollen Sie was erledigt haben?
Damit bekämpfen sie die "Schieberitis" - also das Aufschieben von Aufgaben - und Sie sind weniger abgelenkt, Sie verzetteln sich weniger. Noch ein Tipp dazu: Fangen Sie mit dem Unangenehmen an. Es heißt dazu im Englischen auf "Eat that frog" also "Friß die hässlichste Kröte zuerst", wenn Sie die unangenehmste Aufgabe gleich als Erstes anpacken, dann kann den ganzen Tag schon fast nichts schlimmeres mehr passieren. Rufen Sie als erstes Ihren schwierigen Kunden an, führen Sie als erstes das unangenehme Gespräch mit Ihrem Kollegen oder Chef, denn das Schieben dieser Aufgaben kostet unnötig Energie. Wenn Sie das erledigt haben, werden Sie stolz auf sich sein und alles andere wird Ihnen noch schneller und leichter von der Hand gehen.
Was ist Zeitmanagement?
Im engeren Sinn ist es die Planung eines Tages, einer Woche, eines Monats, eines Jahres oder eines Lebens, womit wir bei einem weiteren Sinn wären. Zeitmanagement ohne Ziele ist nicht wirklich sinnvoll, beides ergänzt sich allerdings sehr gut. Auch Stressmanagement gehört dazu, ganz nach dem Motto eines sehr erfolgreichen Hoteliers aus Deutschland, der inzwischen bei der Erkenntnis angekommen ist, dass er nicht der reichste Mann am Friedhof sein möchte. Damit sind wir wieder bei den Lebenszielen. Was wollen Sie und warum wollen Sie es? Erst dann macht Zeitmanagement Sinn. Wer seinen Zielhafen kennt, der kann viele verschiedene Winde nutzen, um dorthin zu segeln. Mehr dazu in Kürze, wenn es speziell um das Thema Ziele geht.
Nach welchen Kriterien teile ich meine Zeit am besten ein, wie betreibe ich effektives Zeitmanagement?
Am besten betreibst du Zeitmanagement nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Das sogenannte Eisenhower-Modell zeigt auf, welche Prioritäten sich ergeben, wenn Sie diese 2 Bereiche verbinden: Aufgaben, die sehr wichtig und sehr dringend sind, sind die sogenannten A-Aufgaben. Fangen Sie jeden Tag mit 2-3 A Aufgaben an. Diese können nur Sie machen und die gehören sofort erledigt. Die B-Aufgaben sind zwar wichtig, aber meistens nicht dringend. Diesen geben Sie am besten einen Termin. Dazu gehören die schönen Dinge des Lebens: Familie, Freunde, Gesundheit, Weiterbildung. Planen Sie diese Bereiche schriftlich, dann stellen Sie sicher, dass sie nicht zu kurz kommen. Das ist effektives Zeitmanagement. Die C-Aufgaben sind nicht wichtig aber dringend, diese können Sie delegieren, wenn möglich. Das heißt, wer könnte diese Aufgabe noch übernehmen? Nicht alles müssen Sie selbst erledigen. Auf jeden Fall ist es sinnvoll, schriftlich zu planen und zu entscheiden, was sie dann tun.
In vielen Unternehmen, in denen ich als Vortragender und Trainer tätig bin wird oft nach der Devise gearbeitet: Wir wissen zwar nicht genau wohin aber arbeiten wir mal schneller. Tom Sawyer hat es mit einem Satz gut auf den Punkt gebracht: Als wir das Ziel komplett aus den Augen verloren haben, verdoppelten wir unsere Anstrengungen. Also nehmen Sie sich lieber kurz Zeit, um nachzudenken, wo Sie am Ende des Tages oder am Ende der Woche gerne wären und entscheiden Sie, was davon unbedingt erledigt gehört. Dann setzen Sie einen Schritt nach dem anderen um.
Wie sollte man mit den typischen Lebenszeitverschwendern umgehen, die einem die Zeit stehlen, aber man keine Möglichkeit hat, dagegen etwas zu unternehmen? Typisches Beispiel dazu: ein Stau auf der Autobahn weil ein LKW Fahrer im tiefsten Winter "vergessen" hat, seine Winterreifen aufzuziehen und nun dieses Gefährt quersteht und alle anderen aufhält...Tja, blöde Situation. Andererseits können Sie sie nicht ändern. Also nutzen Sie diese SItuation. Um zu entspannen, um zu telefonieren oder einem lieben Menschen wieder mal eine nette SMS zu schreiben. Oder - und das finde ich am Besten - um sich weiterzubilden. Machen Sie ihr Auto zur rollenden Universität. Zu fast jedem Thema gibt es heute schon die besten Audio-CDs als Hörprogramm oder Hörbuch. Ich nutze das gerne auf längeren Fahrstrecken, wenn ich zu einem Vortrag unterwegs bin oder zu einem Seminar. So nutzen sie auch diese Leerzeiten effektiv. Denn ändern können sie die Situation ja eh nicht. Also machen sie das beste daraus.
